Det virker banalt, men valget af det rette bogføringssystem er en vigtig beslutning for enhver iværksætter/virksomhedsejer.
Et godt system sparer tid, sikrer korrekt regnskab og giver dig et godt økonomisk overblik.
Vi guider dig hurtigt igennem de vigtigste overvejelser, når du skal vælge bogføringssystem.
Med den nye bogføringslov er der kommet krav om, at mange virksomheder skal bogføre digitalt og benytte et godkendt bogføringssystem.
Det væsentlige i de nye regler, er at alle bilag og regnskabsmaterialer skal opbevares digitalt i mindst 5 år, herunder at dokumentationen skal kunne fremskaffes hurtigt ved kontrol fra fx SKAT eller Erhvervsstyrelsen.
Det betyder, at man ikke længere kan nøjes med papirbilag eller ustrukturerede mapper på computeren.
Bemærk desuden kravet om beskrivelse af bogføringsprocedurer er et af de vigtigste og ofte oversete elementer i den nye bogføringslov. Formålet er at sikre, at virksomheden kan dokumentere, hvordan bogføringen udføres, samt at bogføringen kan fortsættes af en anden (fx revisor eller myndighed) ved sygdom, kontrol eller konkurs, samt at intern kontrol og sikkerhed omkring data er tilstrækkelig
En opdateret liste over godkendte systemer findes her på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, og det er vigtigt at sikre sig, at det system, man vælger, lever op til lovens krav.
Når du vælger et bogføringssystem, skal du beslutte, om du vil bruge et online (cloud-baseret) system eller et offline (desktop) system.
De fleste virksomheder benytter i dag online systemer, da de giver mulighed for at tilgå regnskabet på farten og sikrer automatisk opdatering samt integration med f.eks. banken.
Offline systemer kræver installation på en computer og giver fuld kontrol over data, men bruges sjældent i dag.
Hvis man alligevel vælger et offline system, er det vigtigt at være opmærksom på krav til back-up og datasikkerhed, da man selv har ansvaret for, at data ikke går tabt.
Ha’ for øje at vælge et system, der kan vokse med din virksomhed. Det bør være nemt at bruge, selv uden stor regnskabserfaring – Især hvis man selv skal håndtere dele af bogføringsprocessen som fakturering og debitorstyring.
Mange systemer tilbyder moduler, som du kan tilføje, når din virksomhed får behov for mere kompleks funktionalitet.
Det er vigtigt at vælge et bogføringssystem, der kan integreres med andre systemer, du bruger i din virksomhed, f.eks. fakturering, lagerstyring og betalingstjenester. Integrationer sparer tid og sikrer, at dine regnskaber er opdaterede og korrekte.
Spørg gerne din revisor om de løsninger der findes idet, systemerne i dag giver mulighed for gode integrationer og automatiseringer, som sikrer større sikkerhed og kvalitet i bogføringsmaterialet og ofte kan give tidsbesparelser.
Der findes en del bogføringssystemer på markedet, som hver især har sine styrker og svagheder. I sidste ende kommer valget af bogføringssystem an på din virksomheds kompleksitet og behov.
Hos Albjerg har vi erfaring med flere af systemerne og kan rådgive dig i hvordan du vælger den løsning der passer til netop din virksomhed.
Det er op til virksomhedens ejer, som har det fulde ansvar for, at bogføringen lever op til lovens krav, også selv om en revisor eller bogholder udfører arbejdet.
Erhvervsstyrelsen kan udstede bøder, hvis reglerne ikke overholdes. Vi anbefaler derfor at virksomhedsejeren sikrer sig at bogføringsloven er overholdt og forespørger sin revisor omkring dette.
Du får garanteret spandevis af ubrugelige nyhedsmails, så vi har skåret det ned til benet og udsender kun 4-6 årlige nyhedsmails. Og de kan selvfølgelig altid afmeldes igen.
